Ladrões de produtividade em departamento jurídico: como combater?

Hora de colocar o plano de ação em prática e vencer a batalha da eficiência.

Em tempos de orçamento enxuto e departamentos jurídicos cada vez mais reduzidos, torna-se mandatório buscar eficiência na operação, fazendo frente aos imensos desafios da instituição.

Nesse sentido, cabe ao gestor atacar os chamados “drenos invisíveis”, que são aqueles processos e rotinas já arraigadas no departamento, mas que consomem de forma significativa recursos humanos e financeiros.

Vamos a alguns exemplos: Geralmente os departamentos dependem de relatórios e planilhas encaminhadas pelos escritórios para consolidar as informações mensais. Para quem tem um contencioso de volume, é muito comum cada escritório preencher a famosa planilha de um jeito, faltando informações ou com dados incompletos. E o profissional interno, que deveria somente compilar as informações recebidas, leva dias “tratando” tal planilha como se fosse um doente crônico necessitando de cuidados intensivos. Logo, os indicadores que deveriam mostrar a eficiência do Jurídico são gerados de forma absolutamente ineficiente. E a rotina repete-se todos os meses…

Mas temos mais ladrões à espreita por aí. O que dizer das famosas reuniões presenciais, nas quais as pessoas geralmente não estudaram o assunto, tomarão conhecimento na hora e que facilmente seriam substituídas por hangouts ou Skype? Além disso, quem já não participou de uma reunião que poderia ter sido somente um email? Sendo que esse email também poderia ser uma simples ligação ou então um agradável bate papo de 5 minutos, durante um café.

Aprendi com meu pai uma máxima corporativa, se você não quer resolver algo, faça um belo email, coloque várias pessoas em cópia e no final solte a pérola: Fico à disposição para agendarmos uma reunião presencial de alinhamento dos pontos tratados. Traduzindo: Fiz a minha parte e acionarei o botão da inércia, agora é com vocês.

E as tarefas repetitivas, tão enraizadas que seus executores são tomados pelo vírus do conformismo resignado? Vamos à via crucis de um simples pagamento de fatura. Pega a nota eletrônica, insere no sistema de gestão, imprime, bate carimbo, indica centro de custos, colhe a validação do gestor, encaminha para o financeiro, imputa no sistema, passa pelas mesmas esferas de validação, realiza o pagamento, imprime o comprovante, arquiva na contabilidade e também no jurídico! Ufa, o processo nasce eletrônico, vira físico ainda no jurídico, permanece nessa condição no financeiro, ganha vida eletrônica, mas ao final, por apego vira físico novamente em dois arquivos! Quanto será que custa a hora de trabalho de cada profissional envolvido? Certamente muito mais do que um simples ajuste na rotina, com uso do sistema ou se o volume for significativo, sua automação.

Sem contar o sistema de gestão que emite todo o tipo de relatório, menos aquele que o profissional necessita. Para resolver tal problema, geram-se várias planilhas, informações são cruzadas e após uma tortuosa caminhada, o resultado que poderia ser alcançado em poucos minutos é obtido.
Conheço muitos profissionais que são experts em descobrir o que os sistemas não entregam mas não mostram a mesma eficiência para extrair o que a ferramenta tem de melhor. Que tal relembrar que a relação é de cliente/prestador de serviços e a ferramenta adquirida é para facilitar e não complicar a vida? Isso vale para os profissionais e para as empresas, vejo muitos ruídos nessa relação que seriam facilmente reduzidos com mais diálogo e flexibilidade de ambos os lados.
Interessante que nos anúncios de vaga de emprego, não identifico os seguintes requisitos: especialista em tarefas manuais e repetitivas, hábil tratador de planilhas, senioridade no envio de emails, ativo participante de reuniões sem preparo prévio, dentre outros. Mas na prática muitos profissionais passam ao menos metade de sua jornada dedicada a essas atividades!

Não podemos nos esquecer de outro vilão poderoso, pois ataca disfarçado de ferramenta essencial: o smartphone. Em tempos de ultraconectividade, a linha entre a informação e a distração é muito tênue. Mídias sociais e ferramentas de comunicação são muito úteis, desde que se observe a recomendação: use com moderação.
Claro que a cultura organizacional influencia muito, mas entendo que cabe ao profissional, gestor ou não, desligar o botão da inércia e propor de forma ativa um plano de ação para combater a ineficiência.
O princípio de Pareto é facilmente aplicável a esses drenos de produtividade, 80% da ineficiência pode ser resolvida com 20% de esforço, sem investimentos mirabolantes, mas com o firme propósito de agregar inteligência e agilidade ao processo.

Hora de colocar o plano de ação em prática para atacar os 80% e vencer a batalha da eficiência:

Cobrar do escritório o preenchimento correto de todas as informações indispensáveis à gestão: sistema, planilha, relatório. Caso isso não ocorra, a fila deve andar;

Vai mandar e-mail? Responda antes a três perguntas: é a melhor opção, será copiado somente quem for necessário e principalmente, conterá não só a exposição mas o caminho para a solução? Se uma das respostas for negativa, pegue o telefone e encurte o caminho;

Tarefas repetitivas e manuais devem ser literalmente exterminadas, sem piedade;

O sistema é aliado e não inimigo. Faça de tudo para ele funcionar a seu favor, se isso não for possível, o conselho do item “a” deve ser aplicado;

Smartphone é ferramenta de trabalho, por mais que não pareça!

Muito difícil? Talvez, mas é uma batalha com grandes chances de vitória e que permitirá ao profissional executar as tarefas pelas quais se candidatou à vaga, trazendo realização e permitindo ao departamento jurídico uma entrega mais ágil e qualificada, elevando seus índices de performance e alcançando o papel estratégico que dele se espera. Lançada a campanha!

VICTOR BASTOS – Gerente Jurídico da Editora FTD