Fazer Mais com Menos

Feliz 2017, meu caro Gestor Jurídico! O ano, que já vem sendo chamado de “2016 – Parte 2”, deveria ser de recuperação econômica, mas vai começar com apreensão sobre o futuro político do país. 

E você sabe o que isso significa? Que aquela velha máxima de “fazer mais com menos”, que a liderança da sua empresa usou novamente na reunião de planejamento orçamentário para justificar o corte nos seus recursos humanos e/ou financeiros, vai mesmo pautar os ajustes necessários para enfrentar a crise, que teima em não ceder….  

A diferença é que, desta vez, com você ainda mais focado em resultados, em montar um time acessível e informal na comunicação, em buscar a real integração com o negócio e com a cultura da empresa, e atuando como uma área estratégica dentro da organização (portanto, um verdadeiro “Jurídico sem Gravata”), estará realmente preparado para “fazer mais com menos”.  

Mas como? 

Sabemos que a gestão atua em três níveis principais de uma organização: pessoas, processos e sistemas. As restrições no orçamento costumam impactar diretamente a linha das pessoas, que é a base desta pirâmide. Novas contratações estão congeladas e talvez você precise até mesmo reduzir sua equipe. Por outro lado, lá no topo, não há qualquer previsão de investimentos em novos sistemas que automatizem as tarefas operacionais do Jurídico. Você sabe, portanto, que as mesmas tarefas, somadas às novas responsabilidades que todo ano traz, deverão agora ser executadas por um número menor de recursos. 

Portanto, é na terceira variável desta equação, bem ali no meio da nossa pirâmide da gestão, que está a resposta para o desafio: PROCESSOS. O Departamento Jurídico, como qualquer outra área da empresa, trabalha por meio de rotinas. Essas rotinas representam as atividades diárias, cada uma delas uma sequência de ações para se atingir uma determinada meta. Lembre-se que não existe gestão sem metas, e não existem metas sem processos. 

O processo é o roteiro para o desempenho de uma função. Por isso, a padronização de processos começa com uma boa definição das funções dentro do Jurídico. Separe aquelas operacionais das gerenciais. Liste as principais atividades de cada função operacional e utilize ferramentas simples e visuais, como o fluxograma, para encadear as ações. 

Se você ainda não definiu as metas para 2017, é hora de fazê-lo. Construa metas SMART, ou seja, objetivos que sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. 

O cruzamento das rotinas do Departamento Jurídico, na forma de processos mapeados, com as metas estipuladas, e na forma de resultados a serem alcançados através dos processos, vai demonstrar onde devem ser alocados os recursos humanos e financeiros que você dispõe, e quais atividades podem ser suprimidas sem prejuízo para a empresa, ou ainda, que resultados indesejados podem ser eliminados, e com eles todo o tempo consumido para o restabelecimento da normalidade. 

Os processos, portanto, serão desenhados para que o Jurídico alcance uma melhor produtividade, com alta performance e sem desperdícios. Assim, focando na otimização dos processos internos, é que o eficiente Gestor Jurídico conseguirá demonstrar à liderança da empresa que pode fazer, sim, mais com menos!